POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN
ACUERDO No. 01 DE 2020
Documento actualizado en enero de 2020, que desarrolla y complementa la Política
de tratamiento de datos personales e información publicada mediante Acuerdo No.
70 de 2019 y derogan la política de tratamiento de Información o datos personales
publicada mediante Resolución No. 41 de 2013.
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ACUERDO DE SALA GENERAL No. 01 de 2020
(Enero 13)
POR EL CUAL SE ACTUALIZA LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN
La Sala General de la Universidad Simón Bolívar, en uso de sus atribuciones
estatutarias; y
CONSIDERANDO
1. Que el Estatuto Corporativo, en el artículo No. 15, numeral 1, establece que es
función de la Sala General definir y aprobar la política y los lineamientos
encaminados al desarrollo de la Universidad.
2. Que la política de tratamiento de Información o datos personales establecida
mediante Resolución No. 41 de 2013, fue derogada por la Sala General al
aprobar la Política de tratamiento de datos personales e información, publicada
mediante acuerdo No. 70 de 2019, la cual fue incluida en el Compendio de la
Política para el desarrollo de las funciones sustantivas y administrativas de la
Universidad, y se desarrolla en el presente acuerdo.
3. Que en la sesión de Sala General celebrada el 12 de diciembre de 2019, esta
instancia autorizó la publicación de la Política de Tratamiento de la información,
como el documento que desarrolla la Política de tratamiento de datos personales
e información.
ACUERDA:
Aprobar la Política de Tratamiento de la información como el documento que desarrolla
y complementa la Política de tratamiento de datos personales e información, incluida
en el Compendio de la Política para el desarrollo de las funciones sustantivas y
administrativas de la Universidad.
La Política de Tratamiento de la información comprende los siguientes artículos:
Artículo 1. Información del responsable del tratamiento. ........................................... 2
Artículo 2. Marco regulatorio. .................................................................................... 3
Artículo 3. Objetivo. ................................................................................................... 3
Artículo 4. Ámbito de aplicación, alcance y finalidad. ................................................ 3
Artículo 5. Definiciones. ............................................................................................ 7
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Artículo 6. Principios rectores para el tratamiento de datos personales. ................... 9
Artículo 7. Derechos de los titulares de datos personales. ...................................... 10
Artículo 8. Deberes de la Universidad como responsable del tratamiento de datos
personales. ............................................................................................................. 11
Artículo 9. Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales. ......... 12
Artículo 10. Autorización del Titular......................................................................... 13
Artículo 11. Casos en que no es necesaria la autorización del Titular. ................... 15
Artículo 12. Tratamiento de datos públicos, sensibles y datos de menores. ........... 15
Artículo 13. Procedimiento de peticiones, consultas y reclamos. ............................ 16
Artículo 14. Procedimiento de la revocatoria de la autorización o supresión de los
datos personales..................................................................................................... 18
Artículo 15. Excepciones al derecho de revocatoria de la autorización y/o la
supresión de datos personales. .............................................................................. 19
Artículo 16. Cambios en la política. ......................................................................... 19
Artículo 17. Requerimiento de las autoridades. ....................................................... 19
Artículo 18. Transferencia de datos a terceros países. ........................................... 20
Artículo 19. Responsabilidades del área de protección de datos. ........................... 21
Artículo 20. Registro Nacional de base de datos. ................................................... 22
Artículo 21. Vigencia de la política de tratamiento de la información. ..................... 22
Artículo 22. Derogatorias. ....................................................................................... 22
Artículo 1. Información del responsable del tratamiento.
La Persona Jurídica que directamente o en asocio con otros, toma las decisiones sobre
las bases de datos, las finalidades y el tratamiento que se le da a las mismas es:
1. Razón social: UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR.
2. Número de Identificación Tributaria: 890.104.633-9.
3. Dirección – domicilio: Calle 58 #55-132, Barranquilla, Atlántico, y Calle 15 #142,
Cúcuta, Norte de Santander.
4. Teléfono: (57+5) 34 44 333 Extensión 270 en Barranquilla y (57+7) 58 27 070
en Cúcuta.
5. Área de Protección de Datos Personales: Oficina Jurídica
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6. Email: habeasdata@unisimon.edu.co.
7. Sitio Web: www.unisimon.edu.co.
Artículo 2. Marco regulatorio.
Desde el punto de vista normativo y para todo lo relacionado con el tratamiento de datos
personales, se tiene en cuenta lo dispuesto en:
1. Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
2. Ley 1266 de 2008.
3. Ley 1581 de 2012.
4. Decreto 1377 de 2013.
5. Decreto 886 de 2014.
6. Libro 2, título 2, Capítulos 25 y 26 del decreto único 1074 de 2015.
Artículo 3. Objetivo.
Establecer los criterios o lineamientos bajo los cuales la UNIVERSIDAD SIMÓN
BOLÍVAR, podrá realizar la obtención, recolección, uso, procesamiento, transferencia,
transmisiones, circulación, supresión y en general el tratamiento de los datos
personales, consagrando las finalidades, mecanismos y los derechos de los titulares de
los datos personales, así como los procedimientos para que estos puedan ejercitar
legítimamente sus derechos.
Artículo 4. Ámbito de aplicación, alcance y finalidad.
Esta Política de LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR, se aplicará para toda la
información registrada en la base de datos y es de obligatorio cumplimiento para los
directivos, trabajadores, administrativos, profesores, contratistas y terceros que laboren
o tengan relación directa con la Universidad.
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base
de datos de la Universidad cuyo titular sea una persona natural.
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Las principales finalidades por las cuales la Universidad recolecta datos personales son
las siguientes:
1. Profesores y empleados administrativos:
a. Fines históricos, científicos o estadísticos.
b. Los Videos de vigilancias para Seguridad y control en el acceso a
edificios. Las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las
instalaciones de la Universidad se utilizarán para fines de seguridad de
las personas, los bienes e instalaciones.
c. Control de horario.
d. Promoción para la Formación de personal.
e. Gestión de nómina.
f. Liquidación de prestaciones sociales y Prevención de riesgos laborales.
g. Promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal.
h. Lograr una eficaz comunicación en lo concerniente a los servicios y otras
actividades relacionadas con las funciones propias de la Universidad
como institución de educación superior y dar cumplimiento a obligaciones
contraídas con estudiantes, profesores, contratistas, contratantes,
clientes, proveedores, y empleados.
i. Celebración, ejecución y terminación de contratos.
j. Información de estudios y títulos obtenidos.
k. Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por
solicitud expresa de la misma.
l. Envío de información a entidades privadas cuando soliciten verificación
de título y estudio en los términos de Ley.
m. Historia laboral del trabajador. Expedición de certificaciones de carácter
laboral.
n. Demás información que la Universidad requiera.
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2. Aspirantes y/o estudiantes:
a. Identificación, inscripción, selección y admisión a programas académicos
de la Universidad.
b. Realizar envíos de información sobre el proceso de admisión, promoción
de programas académicos de la Universidad.
c. Generar facturación relacionada con el proceso de inscripción y/o
admisión de la Universidad.
d. Realizar promoción, ejecución, desarrollo, evaluación para lograr la
consolidación de la comunidad educativa, incluyendo sus estamentos.
e. Educación y cultura - Enseñanza universitaria o superior.
f. Gestión Becas y ayudas educativas a estudiantes.
g. Gestión de Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y
sociales.
h. Encuestas.
i. Registro de entrada y salida de libros y documentos.
j. Transferir acorde con la ley información a otros centros educativos;
autoridades distritales, departamentales, nacionales, extranjeras y
terceros encargados de tratamiento con los cuales la universidad tiene
contrato vigente, ya sea en desarrollo de un convenio de cooperación o
con el fin de posibilitar la realización de los objetivos trazados por la
Universidad, siempre que sean necesarios para garantizar la adecuada
prestación del servicio de educación.
k. Gestión de peticiones, quejas y recursos.
l. Publicidad propia y de terceros relacionados o quienes se haya suscrito
convenios interadministrativos de cooperación.
m. Ofrecer servicios de bienestar universitario como lo son la salud; el
acompañamiento psicológico y servicios de bienestar social.
n. La Recolección de huella e imagen y/o fotografía para la expedición del
carnet estudiantil, reconocimiento y registró académico y/o financiero.
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o. Proceso de archivo, actualización de los sistemas, de protección y
custodia de información y bases de datos físicos y digitales.
p. Fidelidad - Enviar ofertas de servicios o comunicaciones comerciales de
cualquier clase relacionadas con los mismos, a través de cualquier medio
de comunicación, pero sin limitarse a ofertas de servicios propios o de
Compañías con las que la Universidad tenga convenio.
q. Seguridad, control y video vigilancia en el acceso a las instalaciones de
la Universidad.
r. Fines históricos, científicos y estadísticos.
s. Reporte de cumplimiento o incumplimiento de obligaciones a centrales
de riesgo.
3. Egresados:
a. Realizar promoción, realización, ejecución, desarrollo, evaluación de
actividades académicas, administrativas y de medio universitario.
b. Promocionar Programas y proyectos de formación universitarios a
personas.
c. Desarrollo y creación de conocimiento e investigación.
d. Realizar promoción, creación, ejecución, desarrollo y evaluación de
alianzas y convenios comerciales que los beneficien.
e. Realizar difusión, promoción de convocatorias de emprendimiento,
laborales, becas, entre otros relacionados con el bienestar de los
egresados.
f. Expedir certificaciones de carácter académico y disciplinario.
g. Demás que requiera la Universidad.
4. Proveedores, contratistas y terceros:
a. Gestión de proveedores - verificar el cumplimiento de los acuerdos y
compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con
los proveedores.
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b. Presentar quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades
competentes en caso de incumplimiento de contratos.
c. Crear bases de datos de acuerdo a las características y perfiles de los
titulares de Datos Personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley.
d. Ejecución del contrato suscrito con la Universidad.
e. Transferir y Transmitir los datos personales dentro o fuera de Colombia a
terceros, con el fin de prestar los servicios ligados a su objeto social y
actividades afines.
f. Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
g. Las demás finalidades que se determine en procesos de obtención de
Datos Personales para su Tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la
Ley.
Artículo 5. Definiciones.
De conformidad con la ley vigente sobre la materia, se establecen las siguientes
palabras contenidas en la Política de Tratamiento de la Información de la
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR, las cuales serán aplicadas e implementadas
acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e
integral. De tal forma, que deberán entenderse en el siguiente sentido:
1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar
a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por la
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus
datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la
política de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a
los datos personales.
3. Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto
de Tratamiento, e incluye archivos físicos, electrónicos y automatizados.
4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
a varias personas naturales determinadas o determinables.
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5. Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos
y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
6. Encargado del Tratamiento de datos personales: Son las personas naturales
o Jurídicas que por sí mismas o en asocio con otros, realicen el tratamiento de
datos personales por cuenta de la UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR.
7. Responsable del Tratamiento de datos personales: LA UNIVERSIDAD
SIMÓN BOLÍVAR actúa como responsable frente a todos los datos personales
sobre los cuales decida directamente que tratamiento les dará según las
autorizaciones otorgadas por los Titulares.
8. Titular de datos personales: Persona natural cuyos datos personales son
objeto de Tratamiento por parte de la UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR.
Las personas que podrán ejercer los derechos establecidos en la Ley son:
a. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los
distintos medios que le ponga a disposición la UNIVERSIDAD SIMÓN
BOLÍVAR.
b. Sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad.
c. Los representantes en caso que el Titular sea menor de edad o por medio
de apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro.
9. Tratamiento de datos personales: Es cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre los Datos Personales que realice la UNIVERSIDAD SIMÓN
BOLÍVAR o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la Universidad tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
10. Transferencia de datos personales: Ocurrirá cuando la UNIVERSIDAD
SIMÓN BOLÍVAR y/o los Encargados, envíen los Datos Personales a un
receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento y que puede estar
ubicado en Colombia o en el Exterior.
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11. Transmisión de datos personales: Es la comunicación de los Datos
Personales a un Encargado del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia, con el
propósito que este realice un Tratamiento por cuenta de la UNIVERSIDAD
SIMÓN BOLÍVAR.
12. Área de Protección de Datos Personales: Es el área designada por la
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR que tiene como funciones, entre otras, la
protección de los datos personales de los titulares, la vigilancia y control de la
aplicación de la presente Política de tratamiento de Datos Personales y dar
trámite a las solicitudes de los titulares que quieran ejercer los derechos a que
se refiere la ley 1581 de 2013 y el presente documento. El área de protección
de datos personales podrá tener otros cargos dentro o fuera de la Universidad
siempre y cuando cumpla cabalmente con las funciones encomendadas.
Artículo 6. Principios rectores para el tratamiento de datos personales.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicará, de
manera armónica e integral, los siguientes principios:
1. Principio de Libertad: Todas las actividades de registro y divulgación de los
datos personales sólo pueden ejercerse con el consentimiento previo, expreso
e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que
releve el consentimiento.
2. Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en
cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos que le conciernan.
3. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan el carácter de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento,
pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando
ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los
términos de la misma.
4. Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento
de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley
y en las demás normatividades que la desarrollen.
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5. Principio de Finalidad: Todas las actividades de acopio, procesamiento y
divulgación de la información debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular, la cual
debe ser definida en forma clara, suficiente y previa.
6. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe
ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error, además deberá promoverse la actualización de los mismos.
7. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de la
información se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos
personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el
tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por
las personas previstas en la Ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles
en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la citada
ley.
8. Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable
del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá
manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a la base de datos
personales.
Artículo 7. Derechos de los titulares de datos personales.
Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de la
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR, tienen los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a los
Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se
podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la UNIVERSIDAD SIMÓN
BOLÍVAR salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el
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Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de
2012.
3. Ser informado por la UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR o el Encargado del
Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos
Personales.
4. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter
facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de
niños, niñas y adolescentes.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones, de acuerdo a la normatividad vigente.
6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
tratamiento no se respeten los principios, derechos, garantías constitucionales y
legales.
Artículo 8. Deberes de la Universidad como responsable del tratamiento de
datos personales.
LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR está obligada a cumplir los deberes que la Ley le
impone, los cuales son los siguientes:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la norma, copia de la
respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento
sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del
tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
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suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la
norma.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
norma.
11. Adoptar la presente Política para garantizar el adecuado cumplimiento de la
norma y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Artículo 9. Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales.
LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR como Encargada del Tratamiento de Datos
Personales, deberá cumplir con los siguientes deberes:
1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
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3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos
en los términos de la norma.
4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro
de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos
señalados en la norma.
6. Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la norma y, en especial, para la atención de consultas y
reclamos por parte de los titulares.
7. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que
se regula en la norma.
8. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una
vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales
relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y
cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener
acceso a ella.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de
la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Artículo 10. Autorización del Titular.
Como regla general, todo tratamiento de datos personales debe contar con la
autorización previa, expresa, informada y debidamente otorgada por el Titular de los
datos personales, sin perjuicio de las excepciones previstas en la norma. La
autorización e información del titular podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda
ser objeto de consulta posterior.
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Casos en los que la autorización deberá ser solicitada:
1. En toda situación que involucre el tratamiento de datos personales se requerirá
la autorización previa y expresa del Titular.
2. Cuando sea necesario proceder con la transferencia internacional de datos
personales y el país receptor no proporcione el nivel adecuado de protección de
datos. En ese caso el titular debe haber otorgado su autorización expresa e
inequívoca para la transferencia.
3. Cuando sea necesario proceder con la transmisión de datos personales, y la
misma no corresponda al contrato establecido en el artículo 25 del Decreto 1377
de 2013.
4. Cuando haya candidatos en proceso de reclutamiento y selección.
5. Cuando se suscriba un contrato laboral o de prestación de servicios.
Parágrafo 1. Cuando proceda la autorización deberá ser solicitada al titular a más
tardar al momento de la recolección de sus datos personales. Los mecanismos para
obtener la autorización pueden consistir en medios técnicos, escritos, orales y
conductas inequívocas del Titular que permitan concluir, de forma razonable, que se
otorgó la autorización. Los encargados del manejo de la información en LA
UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR deberán conservar prueba de todas las
autorizaciones obtenidas y deberá garantizar su consulta posterior.
Parágrafo 2. Al momento de solicitar la autorización, deberá informarse al Titular la
siguiente información:
1. Los datos personales que estarán sujetos al tratamiento.
2. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del
mismo.
3. Los derechos que le asisten como titular.
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del
tratamiento.
5. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas,
cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños
y adolescentes.
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Artículo 11. Casos en que no es necesaria la autorización del Titular.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de
sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Artículo 12. Tratamiento de datos públicos, sensibles y datos de menores.
El tratamiento de datos públicos, sensibles y datos de menores, es el siguiente:
1. Datos públicos. La UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR advierte que, trata sin
previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los
contenidos en registros públicos, estos últimos por tratarse de una función
pública reglada reconocida por la Ley. Esta situación no implica que no se
adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros
principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas
que regulen esta materia a cargo de la Universidad.
2. Datos personales sensibles. La UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR no podrá
hacer uso de los datos sensibles del titular, excepto cuando:
a. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento.
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular
y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos,
los representantes legales deberán otorgar la autorización.
c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y
con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación
o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política,
filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a
sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por
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razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán
suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o,
dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y
cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad
de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea
separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre
identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.
3. Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes. LA UNIVERSIDAD SIMÓN
BOLÍVAR, asegurará el respeto a los derechos prevalentes Niños, Niñas y
Adolescentes.
Le queda proscrito a LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR el tratamiento de
datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes, salvo aquellos datos de
naturaleza pública.
LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR como entidad educativa debe proveer
información y capacitación a los representantes legales y tutores de los niños,
niñas o adolescentes sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los
niños, niñas o adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos
personales y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por
parte de niños, niñas o adolescentes de sus datos personales, su derecho a la
privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
Artículo 13. Procedimiento de peticiones, consultas y reclamos.
LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR y/o los Encargados, garantizarán mediante el
presente procedimiento, a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de
datos o a sus causahabientes, el derecho de consultar toda la información contenida en
su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme
se establece en el numeral 1 del artículo 7 de la presente Política.
El Procedimiento de peticiones, consultas y reclamos comprende:
1. Responsable de atención de Consultas y reclamo. El responsable de atender
estas solicitudes es el área de protección de datos personales de LA
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR quien recibirá y dará trámite a las solicitudes
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que se reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la
normatividad vigente.
2. Medios de Recepción de Solicitudes de Consulta y reclamo. El Titular o sus
causahabientes podrán remitir su consulta dependiendo de la sede a la cual
corresponda y podrán ejercer sus derechos en el siguiente correo electrónico
habeasdata@unisimonbolivar.edu.co o mediante presentación de solicitud
escrita en alguna de nuestras instalaciones ubicadas en las diferentes ciudades:
Calle 58 #55-132, Barranquilla, Atlántico. Tel. (57+5) 3444333,
extensión 270.
Calle 15 #142, Cúcuta, Norte de Santander. Tel. (57+7) 5827070.
3. Requisitos de Consulta y reclamo. La consulta y/o reclamo dirigido a LA
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR deberá contener como mínimo la siguiente
información:
a. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
b. Copia del documento de identidad del titular y/o su representante y/o
causahabientes.
c. Motivo (s), hechos (s), que dan lugar al reclamo, con una breve
descripción del derecho que desea ejercer, conocer, actualizar, suprimir,
rectificar o solicitar.
d. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus
causahabientes o representantes.
e. Firma, número de identificación y huella (previa y expresa autorización).
f. Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por LA
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR.
g. Poder autenticado cuando el titular actué por medio de apoderado.
4. Plazos de Respuesta o Consultas. Las solicitudes recibidas mediante los
anteriores medios, serán atendidas en un término máximo de diez (10) días
hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de
atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del
vencimiento de los 10 días, expresando los motivos y señalando la fecha en que
se dará respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco
(5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
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5. Plazos de Respuesta a los Reclamos. El término máximo para atender el
reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la
fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que
se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. Consultas y reclamos sin cumplimiento de Requisitos legales. En caso que
la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos
legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información
o documentos faltantes.
7. Desistimiento de la Consulta y Reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde
la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
8. Recepción de Consultas y reclamos que no correspondan a la Universidad.
En caso que UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR reciba un reclamo dirigido a otra
organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos
(2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
9. Inclusión de leyenda en la base de datos. Recibida la reclamación de forma
completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la
recepción, la UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR, incluirá en la base de datos
donde se encuentren los datos personales del Titular, una leyenda que diga
"reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse
hasta que el reclamo sea decidido.
Artículo 14. Procedimiento de la revocatoria de la autorización o supresión de
los datos personales.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo
con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos
realizados por LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR, más no respecto de los datos
regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adicione,
modifique o derogue, y se tramitará mediante presentación de reclamo escrito de
conformidad con el Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y conforme a la presente Política,
en los siguientes casos:
1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los
principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
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2. Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad a la cual
fueron recolectados.
3. Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines
para los que fueron recolectados.
En caso de resultar procedente la revocatoria y/o supresión de los datos personales del
titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, LA UNIVERSIDAD
SIMÓN BOLÍVAR accederá a la misma, de tal manera que la eliminación no permita la
recuperación de la información; sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que en
algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por
cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión y/o
revocatoria versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud
del titular.
Artículo 15. Excepciones al derecho de revocatoria de la autorización y/o la
supresión de datos personales.
El derecho a la revocatoria y/o de la autorización y/o la supresión de datos personales
no son de carácter absoluto, por lo que podrá negarse este derecho en los siguientes
casos:
1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados
del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir
con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Artículo 16. Cambios en la política.
LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR, se reserva la facultad de revisar en cualquier
momento la presente Política y publicará en el sitio donde se encuentren disponibles
cualquier cambio, modificaciones o ajustes que se llegaren a hacer.
Artículo 17. Requerimiento de las autoridades.
LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR, cooperará con las autoridades competentes para
garantizar el cumplimiento de las leyes, en materia de protección de la propiedad
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industrial, derechos de autor, prevención del fraude y otras materias. Conforme al
Artículo 13, literal “a“ de la Ley 1581 de 2012, no requerirá de la autorización del titular
cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio
de sus funciones legales o por orden judicial, y demás que establezca la ley.
Artículo 18. Transferencia de datos a terceros países.
Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no
proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece
un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados
por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún
caso podrán ser inferiores a los que la norma exige a sus destinatarios.
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
1. Información de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e
inequívoca para la transferencia.
2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del
Titular por razones de salud o higiene pública.
3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte
aplicable.
4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales
la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de
reciprocidad.
5. Transferencias necesarias para la ejecución de un convenio o contrato entre el
Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas
precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
Parágrafo 1. En los casos no contemplados como excepción en el presente artículo,
corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio, proferir la declaración de
conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. Para el efecto,
el Superintendente queda facultado para requerir información y adelantar las diligencias
tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad
de la operación.
Parágrafo 2. Las disposiciones contenidas en el presente artículo serán aplicables para
todos los datos personales, incluyendo aquellos contemplados en la Ley 1266 de 2008.
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Artículo 19. Responsabilidades del área de protección de datos.
Son responsabilidades del área de protección de datos, las siguientes:
1. Periódicamente, adaptar, ajustar, mantener y controlar la presente Política por
modificaciones sobre el marco normativo vigente que rige la materia, o por
necesidad del funcionamiento propio de LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR.
2. Atender y tramitar las consultas y reclamos que presenten los titulares.
3. Conservar los modelos de avisos de privacidad que se implementen para cumplir
con los deberes de LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR, como Responsable
del tratamiento de datos personales.
4. Vigilar el cumplimiento la presente Política por parte de todas las áreas de
contacto, u otros empleados que deban ceñirse en su labor a las disposiciones
aquí contenidas.
5. Vigilar el cumplimiento la presente Política, por parte de los agentes, aliados u
otros terceros que estén involucrados en el tratamiento de datos personales de
los cuales LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR sea Responsable y/o
Encargado.
6. Vigilar la eficiencia de los mecanismos y procesos internos para la atención y
respuestas a consultas, peticiones y reclamos de los titulares, con respecto a
cualquier aspecto del tratamiento.
7. Presentar un reporte anual al Rector de LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR, a
fin de dar a conocer el estado del cumplimiento de las disposiciones de esta
Política. El área de protección de datos personales debe identificar cuáles áreas
de contacto, empleados, agentes, aliados, entre otros deben mejorar y ajustar
su desempeño en cuanto a la protección de datos personales.
8. Auditar los contratos y/o convenios con terceros que requieran que su conducta
se ajuste a esta Política.
9. Proceder con el registro de las bases de datos ante la Superintendencia de
Industria y Comercio, de conformidad con el Decreto 886 de 2014 y demás
normas complementarias.
10. Atender, en término, los requerimientos que puedan presentarse por parte de la
autoridad de datos, Superintendencia de Industria y Comercio, y Delegatura para
la Protección de Datos Personales.
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11. Autorizar aquellos tratamientos de datos personales que impliquen la ausencia
de la autorización a causa de excepción por mandato legal.
12. Promover la cultura de protección de datos a través de la organización, así como
capacitar a empleados nuevos y antiguos en relación con este tema y
mantenerlos actualizados de las modificaciones y/o actualizaciones
sobrevinientes.
13. Tomar las acciones necesarias para la instauración de un Programa Integral de
Gestión de Datos Personales así como la implementación de la
Responsabilidad.
14. Manejar los incidentes y vulneraciones relacionados con los datos personales,
así como proceder con su reporte al Rector de la Universidad.
15. Las demás que establezca la normatividad vigente.
Artículo 20. Registro Nacional de base de datos.
LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR registra sus bases de datos junto con esta Política
en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de
Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Circular
002 de 2015.
Artículo 21. Vigencia de la política de tratamiento de la información.
La presente Política de Tratamiento de la información rige a partir de su promulgación.
Las bases de datos en las que se registren los datos personales tendrán una vigencia
igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas
en esta política. Una vez se cumplan esas políticas y/o finalidad y siempre que no exista
un deber legal o contractual de conservar la información, sus datos serán eliminados
de nuestras bases de datos, salvo los casos excepcionales.
Cualquier cambio sustancial en la política de Tratamiento de la información, se
comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios
habituales de contacto y/o a través del sitio web: www.unisimon.edu.co.
Artículo 22. Derogatorias.
El presente Acuerdo deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial
la Resolución No. 41 de 2013.
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Los hechos o situaciones ocurridos o consolidados con anterioridad a la entrada en
vigencia de la presente Política, se regirán por las disposiciones vigentes al momento
de su ocurrencia.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Barranquilla a los trece (13) días del mes de enero de 2020. Para constancia
firman:
ORIGINAL FIRMADO
ANA BOLÍVAR DE CONSUEGRA
Presidenta Sala General
ORIGINAL FIRMADO
JOSÉ CONSUEGRA BOLÍVAR
Rector
ROSARIO GARCÍA GONZÁLEZ
Secretaria General